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Automatizaciones con IA para las tareas que tu equipo repite cada semana
Montamos automatizaciones con IA que quitan a tu equipo el trabajo de copiar, pegar y perseguir. Los contactos llegan al CRM y los informes se hacen solos.
- Empezamos con una sesión de consultoría de tu negocio
- Empezamos por un solo proceso, medido en horas reales antes y después
- Una persona revisa todo lo que la IA no debe decidir sola
- Sin permanencia: te quedas si te compensa
Solicita tu PRISMA LITE
Tres datos para empezar. Después, una sesión de consultoría de tu negocio.
Sin coste. Te lo quedas aunque no trabajes con nosotros. Respuesta en menos de 24 h laborables.
Confían en nosotros
La oportunidad
Horas que tu equipo puede dedicar a lo importante
Un contacto entra por la web un viernes a las seis. El lunes alguien lo copia en una hoja, el martes se lo pasa al comercial y el miércoles ese cliente ya ha hablado con otro.
No falla nadie en concreto. Falla un proceso que depende de que alguien se acuerde.
La automatización de procesos con IA no sustituye a tu equipo. Le quita la parte mecánica para que dedique el tiempo a vender y atender.
Ejemplos
Qué se puede automatizar con IA en una empresa de servicios
Las automatizaciones para empresas que más montamos. Todas parten de algo que hoy alguien hace a mano.
Contactos que entran solos al CRM
Web, anuncios o WhatsApp. El contacto entra con su origen, la IA lo clasifica según lo que ha escrito y el comercial recibe un aviso con el resumen.
Presupuestos y seguimientos
Se prepara el borrador del presupuesto con tus plantillas. Si a los cinco días no hay respuesta, el comercial recibe un recordatorio para llamar.
Recordatorios de citas
Aviso por email o WhatsApp el día antes, con opción de confirmar o cambiar. Si alguien cancela, el hueco se libera solo.
Informes semanales que se generan solos
El lunes recibes contactos, ventas y facturación de la semana en un solo documento, con los mismos números para todos.
Lectura de facturas y albaranes
La IA lee los PDF del correo, extrae proveedor, importe y fecha, y los deja listos para revisar en contabilidad. Si algo no cuadra, lo marca.
Respuesta a emails repetidos, con revisión
Las preguntas de siempre reciben un borrador de respuesta. Una persona lo lee y lo envía. La IA propone; no manda sola.
El criterio
Qué automatizar primero y qué dejar para después
Primero va lo que se repite mucho y sigue siempre los mismos pasos. Si alguien puede explicar la tarea en una hoja, probablemente se puede automatizar.
- Pasa varias veces por semana, no dos veces al año.
- Las reglas se pueden escribir: si ocurre esto, se hace aquello.
- Los datos ya están en digital, aunque sea en un correo o una hoja.
Lo que no automatizamos al principio: decisiones con dinero en juego, clientes molestos y procesos que aún cambian cada mes. Ahí la IA prepara. Decide una persona.
Para qué empresas tienen sentido las automatizaciones con IA
Funcionan mejor con procesos rodados y algo de volumen.
Encaja si…
- Tu equipo pasa horas cada semana copiando datos entre programas.
- Los contactos llegan por varios canales y alguno se pierde.
- Usas un CRM, un programa de facturación o, al menos, hojas compartidas.
- Hay alguien que puede explicarnos cómo se hace hoy cada proceso.
No encaja si…
- Buscas sustituir a tu equipo de ventas por un robot.
- El proceso cambia cada semana y nadie lo ha puesto por escrito.
- La información está en papel o en la cabeza de una sola persona.
- Esperas que la IA tome decisiones de dinero sin que nadie las revise.
Cómo lo hacemos
De la tarea manual al flujo que funciona solo
Tu project manager coordina cada proyecto de IA y automatización y es tu único interlocutor.
01
Diagnóstico
PRISMA y una sesión con quien hace hoy la tarea. Medimos cuánto tiempo se le va y dónde se pierden datos.
Entregable: Mapa de procesos priorizado, con horas estimadas
02
Diseño del flujo
De dónde sale cada dato, qué hace la IA, dónde revisa una persona y qué pasa si algo falla.
Entregable: Esquema del flujo aprobado por ti
03
Construcción y prueba
Lo probamos con casos reales y convive unas semanas con el proceso manual.
Entregable: Flujo en marcha y documentado
04
Medición y siguiente proceso
Comparamos horas y errores con el punto de partida. Si compensa, pasamos al siguiente proceso.
Entregable: Revisión de resultados con tu project manager
Trabajo real
Resultados con clientes, contados en un minuto
Tres casos de clientes, un minuto cada uno: el punto de partida, lo que hicimos y los resultados con su fuente.
Consultas legales · IA
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reservas online
Riesgos
Lo que puede salir mal y cómo lo evitamos
Datos. Cada flujo mueve información de clientes. Usamos solo la necesaria y revisamos dónde se procesa para cumplir el RGPD. Los datos y las cuentas son tuyos desde el primer día.
Errores. La IA se equivoca, sobre todo con textos ambiguos. Por eso revisa una persona todo lo que llega a un cliente o toca dinero.
Mantenimiento. Las herramientas cambian y las contraseñas caducan. Una automatización sin responsable acaba rota en unos meses. Cada flujo tiene su ficha y alguien que lo vigila.
Herramientas
n8n, Make y tu CRM: con qué lo construimos
Elegimos la herramienta según el proceso. Para flujos largos o con datos sensibles, n8n, que se puede instalar en un servidor tuyo. Para conexiones sencillas en la nube, Make. Si tu CRM ya trae automatizaciones propias, empezamos por ahí.
Cómo documentamos, mantenemos y vigilamos cada flujo lo explicamos en agencia n8n.
Cómo encaja
Automatizar procesos con IA dentro de tu sistema comercial
Según lo que necesites, conecta con estos servicios.
Marketing automation
Para automatizar el seguimiento comercial: CRM, puntuación y secuencias.
Agentes de IA
Cuando la IA debe consultar varias fuentes y actuar con más autonomía.
Preguntas frecuentes sobre automatizaciones con IA
¿Qué diferencia hay entre una automatización normal y una automatización con IA?
Una automatización clásica sigue reglas fijas: si llega un formulario, crea un contacto. La automatización con IA añade la parte de leer y entender, como clasificar un email o sacar los datos de una factura en PDF. Casi todos nuestros flujos combinan las dos, y la IA solo entra donde hay que interpretar texto.
¿Cuánto tarda en funcionar la primera automatización?
Depende del proceso y de cuántos programas haya que conectar. Una automatización acotada, como llevar los contactos de la web al CRM con aviso al comercial, se pone en marcha en pocas semanas. Te damos el plazo por escrito tras el diagnóstico.
¿Cuánto cuesta automatizar procesos con IA?
Hay dos partes: el trabajo de montar y mantener el flujo, y el coste de las herramientas (licencias, servidor y uso de modelos de IA). Trabajamos con una cuota mensual mínima; te la concretamos con el PRISMA LITE delante, junto con el coste estimado de herramientas.
¿La IA va a contestar a mis clientes sin que nadie lo revise?
Solo si tú lo decides y en casos muy acotados, como confirmar una cita. En todo lo que implique dinero, un compromiso o un cliente molesto, la IA prepara un borrador y una persona lo aprueba. Esos límites quedan por escrito antes de construir nada.
Descubre qué tarea conviene automatizar primero
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